Questo primo modulo è stato di cruciale importanza per tutti gli altri moduli del sistema poiché ne rappresenta la base di naturale sviluppo. In questa sezione è possibile gestire tutte le liste che faranno parte non solo degli accordi Socrates dell’Ateneo ma di tutta la documentazione correlata alla mobilità nonché di quella da produrre per i rendiconti all’A.N. Socrates. Infatti, il sistema prevede la riproduzione in automatico dei codici Erasmus delle Istituzioni partner, dei nomi delle Istituzioni partner, delle discipline in tutti quei moduli che lo richiedono.
Gli elenchi o liste di cui parliamo sono le seguenti:
• Codici ISO
• Codici Erasmus
• Paesi
• Codici Erasmus delle Istituzioni
• Nomi delle Istituzioni partner
• Codici discipline e nomi discipline.
Tutte queste liste possono essere aggiornate aggiungendo, modificando o eliminando (sempre in accordo con quelli che saranno i futuri sviluppi del programma Socrates). Ad esempio: aggiunta nuovi paesi, nuovi codici ISO nuove Istituzioni, cambiamenti codici Erasmus delle Istituzioni, ecc.

In questa sezione è possibile gestire tutti gli accordi inter-universitari.
Da una maschera appositamente creata si può inserire un accordo Socrates . La maschera è dotata di menù a scorrimento per la scelta dell’anno o degli anni accademici per cui si vuole stipulare l’accordo, la Facoltà a cui l’accordo si riferisce, l’Istituzione con la quale si vuole fare l’accordo, le discipline, i codici disciplinari, i paesi, ecc. Le sole parti da compilare sono quelle relative ai riferimenti delle persone di contatto nelle Università o Dipartimenti.
Una volta completata la maschera, le informazioni vengono inviate nel sistema con l’opzione “stipula accordo”.
Il sistema creerà una lista degli accordi che potranno essere stipulati o rinnovati nella sezione “Visualizza lista”.
Da qui è possibile:
• visualizzare la lista degli accordi (che è possibile ordinare per Facoltà, Istituzione, contatto presso il proprio Ateneo);
• modificare gli accordi;
• stampare gli accordi (in formato DOC) per poi inviarli per posta, o salvarli e inviarli per e-mail ai proprio partners;
• eliminare gli accordi che non sono più rinnovabili.
Inoltre è possibile visualizzare le proposte di accordi inviate attraverso una apposita maschera dai docenti (nell’area a loro riservata) direttamente sul sistema.
Dalla lista delle proposte di accordi è possibile:
• visualizzare e modificare la proposta;
• eliminarla
• formalizzarla (inviando i dati nell’area accordi stipulati).
Inoltre, sempre in questo modulo, è stata prevista un’opzione di ricerca “Query”, per l’accesso immediato ai riferimenti delle persone di contatto presso le Università partner. Dall’opzione di ricerca per paese e poi per nome dell’Istituzione, si ottiene dal sistema schermata con il nome e il codice Erasmus dell’Istituzione, il nome o i nomi delle persone di contatto, indirizzi, n° di telefono e di fax ed e-mail. Il tutto per consentire un accesso immediato ai dati dei partner.
In questa sezione di Socrates Manager vengono gestite tutte le procedure inerenti al bando delle borse Socrates:
• il sistema genera automaticamente le graduatorie Socrates (separatamente per ogni Facoltà) in base ai criteri decisi dalla Commissione Relazioni Internazionali e formalizzati dalle varie Facoltà;
• è possibile, attraverso il “Modello presentazione domanda” intervenire d’ufficio sulle domande per inesattezza o altri elementi per cui si è riscontrato un errore di inserimento, oppure inserire nuove domande.
L’invio elettronico della domanda degli studenti, accessibile nell’area a loro riservata, è di cruciale importanza per la migrazione dei dati anagrafici dello studente negli altri moduli del software col quale viene gestita la mobilità in uscita. Tutta la documentazione per la mobilità degli studenti nonché i rendiconti previsti dall’A.N. sono prodotte automaticamente.
In questa sezione del software è possibile gestire completamente le procedure legate all’invio degli studenti in mobilità del Progetto Socrates:
• gestire i flussi (n° di borse per le singole destinazioni e relative mensilità);
• assegnare le destinazioni agli studenti.
Il sistema produce un lista con i dati degli studenti e le destinazioni loro assegnate.
Da modulo “Application Form”, gli studenti a cui è stata assegnata la destinazione devono compilare e inviare elettronicamente la domanda per l’accettazione nell’Istituzione partner, prima di stampare la stessa, firmarla e inviarla per posta.
L’invio elettronico dell’Application Form” degli studenti direttamente sul sistema è fondamentale per la migrazione dei dati in tutta la documentazione correlata alla mobilità, da essere prodotta automaticamente sia ad uso interno (pagamenti, certificati), che ad uso esterno (certificati per le Host Universities e rendiconti per l’A.N. Socrates).
• formalizzazione della mobilità, attraverso l’inserimento dei dati della mobilità da inviare all’AN Socrates.
E’ possibile la produzione automatizzata di tutta la documentazione e certificazione necessaria agli studenti outgoing:
• pagamenti borsa
• allegati C, E
• certificati per rilascio mod. E128 e per le istituzioni partner.
Inoltre, in questa parte del software è possibile visualizzare e gestire le prenotazioni on line per ricevimento studenti e la gestione dell’accesso e ruolo dei docenti nell’area a loro riservata.
Si prevede, entro la fine di dicembre, di approntare una maschera per l’inserimento e l’invio da parte degli studenti dell’allegato D. Ciò permetterà di avere dal sistema , sempre in automatico, le percentuali delle risposte date dagli studenti alle singole domande da inserire nel rapporto narrativo OM/S da inviare all’AN Socrates.
In questa sezione del software vengono gestiti tutti i dati relativi alle Application Forms inviate elettronicamente dagli studenti incoming.
Il sistema genera una lista delle Application giunte, con nome dell’Istituzione ospitante, paese, riferimenti della persona di contatto (tutor) nell’Host Institution, anno accademico. Da questa lista è possibile modificare i soli dati dei coordinatori (host e home) , cancellare l’Application, provvedere alla stampa della seguente documentazione:
• Cert_Eastcountries.doc
• Cert.arrivo.doc
• Cert_periodo.doc
• ECTS_form.doc
In questo modulo è possibile gestire tutte le procedure relative alla mobilità dei docentia, attraverso il modulo di “formalizzazione delle partenze”, mediante l’inserimento dei dati della mobilità TS, su apposita maschera, e stampa della documentazione da inviare all’A.N. Socrates.
Documentazione:
• accreditamento borsa. doc.
• allegato C.doc
• allegato E.doc
• allegato D
Si prevede, entro la fine di dicembre, di approntare la maschera per l’inserimento dei dati sulla mobilità docenti sul sistema per l’invio degli stessi all’A.N. Socrates
In questa sezione di Socrates Manager si possono gestire completamente tutte le procedure finanziarie inerenti l’implementazione del programma di mobilità:
• richiesta emissione buono d’ordine;
• richiesta pagamenti fatture;
• richiesta pagamenti borse;
• altri pagamenti.
Il sistema provvede alla gestione delle voci di bilancio disponibili per le attività Socrates ed è in grado di fornire un resoconto dettagliato dei pagamenti effettuati sui singoli capitoli di spesa con l’indicazione delle eventuali somme residue o della non disponibilità di un determinato capitolo di spesa.
Altra documentazione prodotta:
• rapporto OM/S
• rapporto narrativo OM/S (disponibile da Dicembre 2003)
• rapporto OM/T
• rapporto narrativo OM/T (in fase di progettazione)
In questa sezione del software è stata prevista un’area riservata ai docenti dell’Ateneo che partecipano attivamente alle attività Socrates, tra questi i coordinatori ECTS delle singole Facoltà.
L’accesso avviene tramite autenticazione attraverso l’inserimento di una password, dal menù principale del software di gestione.
I docenti possono:
-compilare on-line una proposta per nuovo accordo Socrates direttamente sul software dell’Ufficio Socrates;
• visualizzare le graduatorie;
• visualizzare le Application Forms degli studenti outgoing;
• visualizzare le Application Forms degli studenti incoming.
È stata anche creata un’area riservata agli studenti, di libero accesso, nella quale si trovano tutte le informazioni sul bando Socrates, un Vademecum su cosa fare se si è vincitore della borsa e una serie di documenti necessari nelle varie fasi della mobilità che sono scaricabili direttamente dalla rete:
• modello accettazione borsa;
•modello autorizzazione preliminare;
• modello arrivo;
• modello richiesta prolungamento borsa;
• modello attestante periodo di studio;
• modello riconoscimento esami.
Inoltre, è possibile la compilazione on-line dei seguenti documenti:
• domanda di partecipazione al bando Socrates;
• Application Forms per studenti outgoing e incoming;
• Allegato E;
• Allegato D. (disponibile da Dicembre 2003)

Dal sito è anche disponibile un modulo di prenotazione on-line per appuntamenti con il personale dell’Ufficio Socrates incaricato del servizio.